Entente de traitement des données

La présente entente de traitement des données (l'« Entente ») fait partie des Conditions d'utilisation conclues entre le Cabinet et Kolek. Elle encadre le traitement, par Kolek, des renseignements personnels des Clients finaux, dans le respect de la Loi 25 et de la LPRPDE / PIPEDA.

1. Rôles des parties

Pour les renseignements personnels des Clients finaux, le Cabinet est le responsable du traitement (il détermine les finalités et les moyens) et Kolek agit comme mandataire : il traite ces renseignements uniquement pour le compte du Cabinet et selon ses instructions documentées, y compris celles résultant de l'utilisation normale du Service.

2. Objet, durée et nature du traitement

• Objet : hébergement et traitement des documents et renseignements déposés aux fins de la gestion des dossiers fiscaux.
• Durée : la durée de l'abonnement, sauf obligation légale de conservation.
• Nature et finalité : collecte, stockage, organisation, consultation et communication au sein du Cabinet, aux fins décrites dans les Conditions.

3. Catégories de données et de personnes concernées

• Personnes concernées : les Clients finaux du Cabinet (et leurs dépendants le cas échéant).
• Catégories de renseignements : identité et coordonnées, renseignements fiscaux et financiers contenus dans les documents déposés (T4, RL-1, T1, TP1, reçus, etc.), y compris des identifiants sensibles comme le numéro d'assurance sociale.

4. Obligations de Kolek (mandataire)

• Traiter les renseignements uniquement sur instruction du Cabinet et ne pas les utiliser à d'autres fins.
• Assurer la confidentialité : accès limité au personnel autorisé, tenu à une obligation de confidentialité.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées (voir l'article 6).
• Ne pas conserver les renseignements au-delà du nécessaire ni de la fin de l'Entente.
• Assister le Cabinet, dans la mesure raisonnable, pour répondre aux demandes des personnes concernées et à ses obligations (accès, rectification, retrait, incidents).

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Cabinet autorise Kolek à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour fournir le Service, notamment : hébergement infonuagique [À COMPLÉTER], stockage des documents (région Canada) [À COMPLÉTER], traitement des paiements (Stripe) et envoi de courriels [À COMPLÉTER]. Kolek impose à chaque sous-traitant des obligations de protection équivalentes et demeure responsable de leur exécution. Le Cabinet est informé de tout changement important de sous-traitant.

6. Sécurité

Kolek met en œuvre : le chiffrement des données au repos au niveau de l'infrastructure, la transmission chiffrée (HTTPS), l'authentification à deux facteurs des Utilisateurs, l'accès aux documents par liens signés, le cloisonnement strict des données par cabinet et un journal d'audit.

7. Localisation des données

Les renseignements sont hébergés au Canada (ca-central-1). Tout traitement hors Québec fait l'objet de l'évaluation préalable prévue par la Loi 25.

8. Incidents de confidentialité

Kolek avise le Cabinet sans délai injustifié après avoir pris connaissance d'un incident touchant les renseignements des Clients finaux, fournit les renseignements raisonnablement nécessaires et coopère aux mesures et notifications requises.

9. Fin de l'Entente

À la fin de la relation, Kolek, au choix du Cabinet, restitue ou détruit les renseignements des Clients finaux dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation. [À COMPLÉTER : délai de restitution / suppression]

10. Audit

Sur demande raisonnable et sous réserve de confidentialité, Kolek met à la disposition du Cabinet les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente Entente.

11. Acceptation

Cette Entente est acceptée par le Cabinet lors de la souscription au Service. [À COMPLÉTER : modalités de signature distincte si requise pour certains clients] Pour toute question : confidentialite@kolek.ca.