Privacy policy

La présente politique explique comment Kolek, exploité par [À COMPLÉTER : dénomination légale], recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels, conformément à la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Québec) et à la LPRPDE / PIPEDA (Canada).

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, le responsable de la protection des renseignements personnels est : [À COMPLÉTER : nom, titre], joignable à confidentialite@kolek.ca.

2. Nos deux rôles

• Pour les données des Utilisateurs et des Cabinets (comptes, facturation), Kolek agit comme responsable du traitement.
• Pour les données des Clients finaux déposées par un Cabinet (documents fiscaux), c'est le Cabinet qui est responsable ; Kolek agit comme mandataire pour son compte, selon l'Entente de traitement des données.

3. Renseignements recueillis

• Compte : nom, adresse courriel, mot de passe (haché), rôle, préférences.
• Facturation : forfait, état d'abonnement et identifiants de paiement gérés par Stripe (nous ne stockons pas les numéros de carte).
• Contenu déposé : documents fiscaux et renseignements des Clients finaux (T4, RL-1, reçus, etc.) téléversés via le portail.
• Données techniques : journaux d'accès et d'audit, adresse IP, horodatages, à des fins de sécurité.

4. Finalités

Nous utilisons ces renseignements pour fournir et sécuriser le Service, gérer les comptes et la facturation, envoyer les communications liées au Service (dont les relances déclenchées par le Cabinet) et respecter nos obligations légales. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

5. Hébergement et sous-traitants

Les données sont hébergées au Canada (région ca-central-1). Nous faisons appel à des prestataires agissant pour notre compte, notamment : hébergement infonuagique [À COMPLÉTER : fournisseur], stockage des documents [À COMPLÉTER : fournisseur, région Canada], paiements (Stripe) et envoi de courriels [À COMPLÉTER : fournisseur]. Chacun est lié par des engagements de confidentialité et de sécurité.

6. Communication hors Québec

Lorsqu'un renseignement peut être traité à l'extérieur du Québec, nous procédons au préalable à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise par la Loi 25 et prenons les mesures pour assurer une protection adéquate. [À COMPLÉTER : résultat de l'évaluation]

7. Conservation

Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux finalités et à nos obligations légales. Le Contenu déposé est conservé selon les instructions du Cabinet ; à la fin de la relation, il est restitué ou détruit selon l'Entente de traitement des données. [À COMPLÉTER : durées de conservation précises]

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures raisonnables : chiffrement des données au repos au niveau de l'infrastructure, transmission en HTTPS, authentification à deux facteurs, accès par liens signés, cloisonnement strict des données par cabinet et journal d'audit des accès.

9. Vos droits

Sous réserve de la loi, vous avez le droit d'accéder à vos renseignements, de les faire rectifier, de retirer votre consentement et d'obtenir la portabilité de vos données. Pour les données d'un Client final, la demande doit être adressée au Cabinet concerné, responsable de ce traitement. Vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec. Écrivez à confidentialite@kolek.ca pour exercer vos droits.

10. Témoins (cookies)

Le Service utilise uniquement des témoins nécessaires à son fonctionnement (session, sécurité). Il n'utilise pas de témoins publicitaires. [À COMPLÉTER : le cas échéant, mesure d'audience]

11. Incident de confidentialité

En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, tenons un registre des incidents et procédons aux notifications requises (Commission d'accès à l'information et personnes concernées, et Cabinet le cas échéant).

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique ; la date de dernière mise à jour figure en tête de page.

13. Nous joindre

Questions ou demandes : confidentialite@kolek.ca — [À COMPLÉTER : adresse postale].